文秘的基础常识

 

一、行政文秘是做什么的

行政文秘(或称行政文员、行政助理)几乎存在于每一家企业机构,大到机关、企事业单位,小到可能只有十余人的私企,它是一个企事业单位不可或缺的组成部分。很多应届毕业生刚开始从事的都是这类工作。行政文秘是一个看似简单,实则很考验人的工作,因为它的工作非常多元化,要求应聘者是个多面手,简单的说,做这个工作要求人会 三办(办文、办会、办事) ,具体而言包括以下几点:

·                   公文处理

·                   接待来访

·                   档案管理

·                   组织会议

·                   上传下达

有人说行政文秘是打杂的,可以这么理解,因为他们要做的工作非常琐碎。外面来个人,要去接待;公司招聘,要组织;人员请假,要统计;公司开会,得准备场地;月底了,还要负责发工资…… 除了这些杂事之外,你可能还要打印复印、采买办公用品、甚至打扫卫生,当然,比较重要的一点是行政文秘要有一定的写作能力,因为公文、领导的演讲稿等等都是行政文秘的分内之事。

能写、能跑,能说、能做 ,也许是对行政文秘的最好概括。

二、行政文秘简历要展示什么能力

在阅读简历时,应聘行政文秘类工作招聘者主要关注以下几种能力:

·                   基本能力: 事务处理能力,沟通协调能力、整理分析能力,团队合作能力等

·                   专业能力: 掌握公务文书相关知识(写作、传达、归档等),熟练使用office办公软件

·                   专业学历方面: 大多要求大专以上,部分需中文、文秘、行政、管理等相关专业

·                   性格方面: 细致认真、有亲和力、踏实稳重

·                   其他方面: 英语流利,形象气质佳等

具体到简历,需要展示的内容主要包括以下几个方面

·                   行政文秘实习经历

·                   其他实习经历

·                   校园活动和社会实践

·                   学习背景和培训经历

·                   其他信息(语言技能、计算机技能、简历照、爱好特长等)

三、相关实习经历最受关注

实习中这些经历特别看重:

·                   处理日常事务

·                   语言/翻译

·                   数据处理

·                   report

具体到每一点,我们以标准简历模板为例分析。

如上,处理日常事务,体现在各个方面,行政文秘实习,无非是在做各种杂事,切忌一笔带过,而是要多用动词和名词,把杂事的具体内容一点一点写出来。

想让招聘者了解你熟练掌握Office办公软件?相比在简历末尾这样写:

像小堂这样写招聘者可以更清晰地了解你的办公软件水平

同样,想要证明你的语言/翻译能力,简历中的具体事项可能更有说服力哦:

四、写好专业相关经历,给行政文秘加分

行政文秘,是个对专业限制并不十分严格的工作,因此,不是所有想做行政文秘的人都会有行政文秘的相关实习经历,非相关专业的应届毕业生,怎样才能让自己的简历毫不示弱于相关专业学生呢?不同专业类型的学生应该怎样写自己的实习经历呢?

乔布小编在这里主要分两个方向来分析,写好其他实习经历,一样可以为你的简历加分。

 理工科学生的专业实习

作为一名理工生,本科期间跟行政文秘工作相关的经历可能不是很多,除了利用校园活动外,想要应聘专业相关公司的行政文秘,可以强调自己在专业实习中的突出表现,体现行业的专业背景,顺便挖掘软实力。 理工生应聘文秘时,一般考虑的都是相关专业企业的文秘工作,此时,可以适当展示自己对于该专业领域知识的了解,具体可用一些技术实习、项目经历、参赛,甚至课程、成绩等。 从小堂的经历可以看出,他的实习都是针对本专业的,这样在他应聘相关专业的行政文秘的时候可以显示他的专业背景。 画红线的部分都是一些事物具体操作的事例,不要小看实习中琐碎的杂事,这些都可以向招聘者展示你的日常事务处理能力。

五、校园活动和实践经历

之前我们说过,行政文秘工作是个对能力有诸多要求但却比较辛苦的工作,对于实习经历不是十分丰富的应届毕业生来说,校园活动这一块十分重要,因为各类校园活动中的那些杂事正和行政文秘工作相似。

在众多校园活动和社会实践经历中经历中,想要应聘行政文秘工作的应届毕业生该展示哪些呢?总结如下:

首先是活动类型,大致分为以下五种:

1.                班团干部: 这是能够体现领导能力、沟通能力的经历。

2.                学生助理: 工作都是一些行政事务类工作,加分点。

3.                社团活动: 所有的社团活动都不是毫无意义的,起码展现了你的交往能力。

4.                大型活动: (辩论、演讲、主持等)这些活动可以突出性格、口才等。

5.                社会实践活动(志愿者等等): 社会实践活动也是证明自己处事能力的一种手段。

各种能力可以通过不同经历展示:

·                   事务处理能力: 助管、助教、学生助理、班团干部、社团组织者

·                   公文写作能力: 校园媒体执笔、参加征文比赛、社团会议记录者

·                   沟通交往能力: 班团干部、社团活动成员、志愿者活动、家教

·                   语言表达能力: 主持人、演讲比赛、辩论队

·                   组织领导能力: 班团干部、社团上层、活动组织者

·                   人事工作能力: 社团招新工作、社团人员管理

六、相关学习/培训经历

没有相关工作经验?对于应届毕业生来讲,大量工作经验毕竟不太现实,但是,作为学生,通过各类学习培训提高自己,让招聘者了解到你具有相关知识的培训,一定会给你的简历加分。在行政文秘简历中,可以写出的培训主要包括以下几种:

·                   公务文书培训(写作能力)

·                   秘书培训(各项专业能力)

·                   行政工作培训(专业能力)

·                   人力资源培训(管理能力)

·                   会计培训(财务能力)

·                   商务礼仪培训

·                   计算机技术培训

七、教育背景

1、院校专业

根据招聘信息分析,行政文秘一般要求大专以上学历,专业限制不多,以中文、文秘、行政、管理等专业毕业生为佳,若应聘者为上述专业,应将学历背景放在简历前面。 如果不是以上专业,应根据招聘信息分类考虑情况,比如一个化工专业的人去应聘化工公司,此时可以把学历背景放在前面;如果应聘的公司和自己的专业并不相关,则应考虑将专业背景放在比较靠后的位置。

2、其他内容(主修课程、奖学金等)

对于各种经历都不是特别丰富的应届毕业生,如果成绩优秀,除了学历专业,还有一些其他的教育信息可以写入简历中,如,学习过与文秘工作相关课程的,比如公务文书写作、商务礼仪课程等等。 另外,特高绩点、各类奖学金、优秀毕业生等也是有一定加分作用的东西。

八、招聘方还需要看到的其他信息

1、语言能力

一般来说,行政文秘要求讲话流利明白,因此,普通话应该清晰标准。 另外,由于要跟人打交道,方言区工作的人,最好掌握当地方言,这部分可在简历语言相关部分写出。比如:粤语日常交流无障碍。如果有一定的外语水平,可适当书写。 翻译工作、外语证书、掌握方言等都可以展示应聘者的语言能力。

2、计算机及办公设备使用能力

对于一名行政文秘人员, Office办公软件是其必须掌握的软件,且应达到精通的程度,因为写公文要用到word,整理档案要用到excel、会议展示要用到PPT。除此之外,photoshop、会声会影等图像视频处理软件也可以写出来。

另外,对于办公设备(打印机、复印机、传真、扫描仪)都要熟练使用,具体可以写到实习经历中。

3、形象(简历照)

由于文秘大多要与人打交道,对外接待、出席会议等工作时更是直接代表公司的形象,因此对外貌有一定要求。文秘招聘信息中,一般有关于形象的要求,但这种要求并不是所谓国色天香、玉树临风,而是端庄、整洁、大方。因此,一张简历照也成为行政文秘简历中不可或缺的部分。

4、特长爱好

古话说人无癖,不可与交,经常要与人打交道的行政文秘,有一些特长爱好,除了可以增加和人交流的机会外,还能在一些关键的活动上派上用场。摄影这种百搭的写上去很好,登山、游泳等运动类的很不错,唱歌、跳舞等才艺类,也会给你的简历加分的。另外,如果你会驾驶的话,一定要写在简历上,因为行政文秘工作有时需要驾驶。