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上海电力学院公务卡使用管理暂行办法

时间:2012-10-21点击率:1191

 

上海电力学院公务卡使用管理暂行办法

第一章 总 则

第一条  为进一步深化国库集中支付制度改革,完善国库集中支付制度,规范财政授权支付业务,减少现金支付结算,提高支付透明度,加强财务管理,规范公务卡使用、结算和报销转账业务,根据《上海市深化推进公务卡制度改革方案》(沪财库[2007]31号)和《上海市实际预算单位公务卡管理暂行办法》(沪财库[2008]45号)等文件的要求,结合我校实际,制定本办法。

第二条  本办法所指公务卡,是指学校在岗的正式教职工持有,主要用于日常公务支出和财务报销业务的信用卡。公务卡免费开卡、免收年费、免担保、到期免费换卡,具有一定的透支额度和20-50天的透支免息期。公务卡实行“一人一卡”实名制,仅限本人使用,信用额度为2-5万元。

第三条  学校在财政部门确定的公务卡发卡银行范围内,选择农业银行作为本单位公务卡发卡行。

第四条  公务卡结算方式及适用范围

公务卡结算方式是指教职工在公务活动中使用公务卡刷卡消费,在规定的期限内按财务制度审核后报销还款的结算方式。公务卡的适用范围包括:办公费、印刷费、差旅费、培训费、会议费、招待费等5万元以下的零星购买商品和服务支出。属于政府采购范围的,应按政府采购相关规定执行,实行财政直接支付。

第二章  公务卡的日常管理

第五条  公务卡开立的基本程序

(一)以部门为单位,如实填写“预算单位公务卡办卡清单”,整理汇总后,交财务处领取公务卡申请表,如实填写好公务卡申请表连同身份证复印件一并上交财务处。

(二)财务处根据人事处提供的学校教职工名单,对申请开卡教职工的相关资料进行确认并集中送发卡行,发卡行按规定程序审核职工申请资料并办理公务卡,公务卡办好后,发卡行将公务卡邮寄给办卡者,持卡人应及时开通。

第六条  如出现人员调动或者退休,持卡人应按要求及时还清债务、结清余额。财务处要将调动或者退休人员的公务卡在国库集中支付系统中办理注销等手续。

第七条  公务卡遗失或损毁的挂失、补办等事项由个人自行到发卡行申请办理,持卡人应及时将新的卡号或挂失情况告知财务处,以便财务处通知发卡行维护相关信息。

第八条  公务卡用于公务支出结算,公务支出发生后,由持卡人及时向学校财务处申请办理报销手续。持卡人在未办理报销手续前,无论是公务消费还是个人消费均属个人行为,个人承担由此引起的经济、法律等全部责任。

第九条  发卡行按月向持卡人提供公务卡对账单,并按照与持卡人约定的方式,及时向持卡人提供消费支出、资金还款到账和还款提示等重要信息。

第三章  公务卡支付管理

第十条  持卡人使用公务卡支付公务消费时,仍应按原渠道履行事前审批程序,否则财务处不予办理报销手续,由此导致的一切后果由持卡人负责。

第十一条  原则上持卡人消费不得超过信用额度2-5万元。

第十二条  特殊情况下公务卡信用额度不能满足公务支付需要时,持卡人可自行提前向发卡行申请临时增加信用额度,具体事项按照发卡行有关规定执行。

第十三条  实行公务卡结算方式后,原则上不再使用现金支付。因特殊紧急情况,不能实行公务卡结算和授权支付转账支付的公务支出而确需携带现金履行公务的,经财务处审核同意,持卡人可先行垫付现金或预借款办理结算支付,其垫付资金的报销或预借款的归还,按学校财务管理制度执行。

第十四条  持卡人在执行公务中不允许通过公务卡透支提取现金。若有透支提取现金行为,视同个人消费行为,财务处不予报销。因透支提取现金而产生的手续费、利息等一切费用由持卡人自行承担。

第四章  公务卡报销原则与程序

第十五条 公务卡结算的报销原则

(一)使用公务卡结算,不改变学校现行财务管理制度和报销审批程序。

(二)持卡人因公务活动使用公务卡消费时,必须取得本人签名的公务卡消费交易凭条(pos机小票)和正式税务发票或财政票据,发票金额合并开具的,还应取得所购商品明细清单。

(三)不同刷卡人报销发票请分别填制费用报销单。不同经费项目发生支出时公务卡应分别刷卡和开票(如:A-0201-**-***/A-2101-**-***)。一项经济业务中,如果同时有转账结算、现金结算和公务卡结算,应根据不同的结算方式,分别填制费用报销单审批报销,以便财务人员对账和进行账务处理。

(四)因向供应商退货等原因导致已报销资金退回公务卡的,持卡人应及时将相应报销款项退回财务处,由财务处负责办理资金退回手续。

(五)公务卡原则上只允许因办理公务时使用,倘若公务与私人消费同时发生时必须分别刷卡,分别开具发票,否则一切后果由个人承担。

(六)单次消费额度在5万元以上的大额商品和服务类公务支出,必须通过银行转账结算;单次消费额度在5万元以下商品和服务类支出,可以通过银行转账或公务卡结算(建议单次消费额度在1000元以上的通过银行转账结算)

(七)有下列情形之一的,所产生费用由持卡人个人承担,不予报销。

1、使用公务卡用于个人消费的部分;

2、报销费用与提供的报销凭证、公务卡消费交易凭条(pos机小票)不符的;

3、持卡人透支提取现金所产生的手续费、利息等;

4、因持卡人个人原因,未能在公务卡免息期内申请报销,所造成的罚息和滞纳金等;

5、因持卡人个人保管不慎或遗失等原因,导致公务卡被盗刷卡所形成的支出和损失;

6、其他不符合财务管理规定和要求或超出标准的消费。

第十六条 公务卡结算的报销程序

(一)对于办公费、印刷费、差旅费、会议费、招待费等公务支出,使用公务卡结算的,应在公务卡信用额度内,通过公务卡结算,并取得正式税务发票或财政票据以及商品明细清单(非电脑打印的清单应加盖销售单位印章确认)和公务卡消费交易凭条(pos机小票)。

(二)持卡人必须在公务消费后4-12天内,凭公务消费的发票等财务报销凭证和经本人签名的公务卡消费交易凭条(pos机小票),按财务报销审批程序进行报销。持卡人因出差在外或其它特殊原因,确实无法在免息还款日前办理财务报销手续的,可通过传真等书面方式委托本部门其他人员填制上海电力学院借款单,并提供持卡人姓名、卡号、消费时间和消费金额的明细信息,经部门同意、财务处审核后先办理借款手续,财务处于免息还款日前先将资金转入公务卡,待持卡人回学校后再办理报销手续,并冲销其借款。
   
(三)财务处通过国库集中支付系统,根据持卡人提供的卡号、交易日期、消费金额和流水号等信息,查询核对公务消费的真实性,审核确认后批准报销;同时签发支付指令,从本单位零余额账户直接将报销款项转入公务卡账户,发卡银行收到“还款明细表”后,再向指定的公务卡还款。

第十七条  实行公务卡结算方式后的现金管理

实行公务卡结算方式后,一般情况下学校不再使用现金结算。属于下列情况之一,经财务处审核同意后,可以继续使用现金结算。

()、确需使用现金发放的慰问金或救济性支出;

()、确需使用现金支付的个人劳务费、讲课费、咨询费支出;

()、确需使用现金支付给临时聘用人员的费用;

()、对伤亡人员的抚恤金、丧葬补助费支出;

()、职工市内车费、差旅补助费、快递费支出;

()、学生的医药费支出;

()、在个别确实不具备刷卡条件的商业服务网点发生的零星支出;

()、其他不能采取转账和公务卡支付方式结算的商品和服务等支出。

第五章  管理职责

第十八条  财务处在公务卡管理工作中的主要职责

(一)与发卡行签订公务卡服务协议。

(二)组织教职工办理公务卡,协同人事处做好新增、调动和退休等人员的公务卡管理工作。

(三)审核持卡人提请报销的公务卡消费凭证,及时办理公务卡报销还款和资金退回处理等工作。

(四)协助发卡行维护公务卡管理系统,及时下载保存有关信息,按月与发卡行核对公务卡报销还款信息。

(五)配合发卡行做好公务卡相关知识宣传和培训工作。

(六)配合上级财政部门做好公务卡监督管理等工作。

(七)严禁将非本单位工作人员纳入公务卡管理范围、违规办理公务卡报销业务或查询、泄漏持卡人的私人交易信息。

第十九条  学校各部门在公务卡管理工作中的主要职责

学校各部门负责人应严格执行财经纪律,对本部门公务卡持卡人的公务消费行为进行管理和审核,严格控制支出,杜绝超范围、超标准的支出,确保公务消费支出控制在规定范围之内。

第二十条  教职工个人在公务卡管理工作中的主要职责

(一)公务卡实质上是个人在银行办理的贷记卡,涉及个人信誉资质高低,要本着诚实守信和对自己负责的态度,保管使用好公务卡。

(二)超过发卡行规定的免息期还款,承担不及时和不完全还款的全部责任;因个人报销不及时造成的罚息、滞纳金等费用,由持卡人承担。

(三)公务消费时要保留好个人签名的消费交易凭条(pos机小票)和相应发票、购物清单等原始凭证,以备报销使用。

(四)公务卡及密码由个人保管,若发生人员调动、辞职、退休等情况,应按要求及时还清债务、结清余额。

(五)对消费交易发生疑义,可按发卡行规定向发卡行提出交易查询。

(六)要严格遵守国家关于银行卡使用管理的有关规定,规范使用公务卡。严禁持卡人违规使用公务卡。对恶意透支、拖欠还款和将非公务支出用于公务报销等所产生的后果,由持卡人负责,学校不承担由此引发的任何责任。

第六章  附 则

第二十一条  本办法未尽事宜,有上级相关规定的,按相关规定执行,没有相关规定的,由财务处负责解释。

第二十二条  本办法自颁布之日起实行。

                                    

  

   上海电力学院

                                      二○一二年五月十五日